Verzeihen Sie, wenn ich Sie als Wissensarbeiter im Titel gerade mit einem Schwein verglichen habe. Aber ich meine es nur gut – diese Metapher hat Methode:

In der Informationswissenschaft gibt es schon seit mindestens 20 Jahren die sog. „Information Foraging“-Theorie (deutsch vielleicht „Informations-Futtersuche“, s. z. B. hier oder im Überblick bei der Nielsen Norman Group). Im Kern geht es darum, dass jeder Informations-Suchende einer Fährte folgt, die den „Geruch“ der gewünschten Information besitzt. Auf seiner Jagd durch den Lebensraum/das System trifft er manchmal auf Begriffe, die ihn darin bestätigen, auf der richtigen Fährte zu sein. Manchmal sieht es auch so aus, als wäre die Spur kalt geworden, da die Begriffe nicht mehr passen. Nachdem der Suchende aber einen passenden Informations-Futterplatz gefunden hat, isst er sich solange daran satt, bis das Gebiet „abgeweidet“ ist – dann macht er sich auf den Weg zu neuen Weidegründen.

Warum ein Exkurs in diese biologische Metapher?

Immer wenn wir Anforderungen für digitale Arbeitsplatzsysteme erheben, stoßen wir auf starre, hierarchische Bestands-Dateisysteme. Und bei diesen Strukturen verzweifelt jedes Trüffelschwein:

1. Es kann seiner Fährte ja nur dann folgen, wenn jeder Ordner auch so benannt ist, dass unmittelbar klar ist, was genau es dahinter erwarten kann. Die wenigsten Ordnersysteme sind aber so gestaltet, dass sie taugen, Informationen darin zu riechen – sie bilden meist eher Organisationsstrukturen oder Projektsystematiken ab. Und die Terminologie versteht man gerade als Frischling nur mit Handbuch.

2. Selbst wenn man die Begriffe kennt: Ob sich in dem Ordner wirklich verbirgt, wonach er dem Begriff nach „riecht“, weiß man erst, wenn man reingeschaut hat.  Häufig sind Ordner auch leer – das „riecht“ man von außen aber nicht. Die Folge: Frustrierte Trüffelschweine/Wissensarbeiter, die gezwungen sind, unter vielen Bäumen/Ordnern zu wühlen.

3. Das schlimmste dabei: Mit der Zeit laufen die Leittiere so oft durch diese starren, undurchsichtigen, hierarchischen Strukturen, dass sie die kruden Wege verinnerlichen. Den erfahrenen Suchenden fällt also gar nicht mehr auf, welchen Lernaufwand sie betrieben haben, um ihren mentalen Trampelpfad auswendig zu lernen. Damit sinkt die Empathie für Neueinsteiger, und es erscheint weniger dringlich, fundamentale Veränderungen herbeizuführen.

Mein Appell:

Haben sie Mitleid mit den Frischlingen! Gönnen Sie ihnen ein System, das es leichter macht, die Trüffel schon von weitem zu riechen! Und das geht so:

Moderne und gut eingerichtete Systeme, z. B. auf Basis von Microsoft SharePoint 2013, setzen keine Ordnerhierarchie-Metaphern mehr voraus. Jedes einzelne Dokument und jede Informationseinheit liegen nicht an einem Ort, sondern sie besitzen verschiedene Bezeichner (Metadaten), nach denen man global suchen und filtern kann. Wenn Sie also wissen, dass Sie nach dem Rahmenvertrag mit der Firma ACME suchen, dann sollten Sie einfach durch Angabe dieser beiden Punkte eine Liste aller passenden Dokumente erhalten. Und ob sich in dieser Liste auch der richtige Vertrag befindet, sehen Sie auf einen Blick, denn viele Dokumente haben eine Vorschau. Sie müssen also nicht einmal darauf warten, dass es sich öffnet!

Die Trüffel liegen also schon auf dem Waldboden.

Ob sie sich erst alle ACME-Dokumente anzeigen und dann nach Rahmenverträgen filtern oder andersherum: In modernen Systemen führen beide Wege zum Ziel, nicht nur der ausgetretene Trampelpfad. Moderne, Metadaten-basierte Dateiablagen mit tauglichen Suchmaschinen bringen ihre Wissensarbeiter also schneller zu den Trüffeln. Und damit treiben wir sicher keine Sau durchs Dorf!

– Ein Beitrag des ehemaligen Kollegen Sven Körber

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