Update 23.5.2018: Aufgrund der DSGVO schalten wir vorläufig die Terminvereinbarung mit Calendly ab – trotz sehr guter Erfahrungen!

Termine sind lästig. Laut dem Produktivitäts-Freak Cal Newport sollte man sie am besten gänzlich vermeiden. Sie halten einen nur von der eigentlichen Arbeit ab. Insbesondere Termine ohne Agenda und klarer Zieldefinition. Mit externen Ansprechpartnern wird die Vereinbarung eines Termins schnell selber zum Problem: wer hat wann Zeit? In unserer viel beschäftigten Zeit, in der wir auf allen Kanälen miteinander kommunizieren (bevorzugt per Messenger), verabreden wir uns selbst zum Telefonieren!

Wie kann das besser gehen? Wir von infinIT.cx probieren für Terminvereinbarungen auf der Messe CCW 2018 was Neues aus.

Die Messe CCW 2018 naht und wir sind auch dabei. Um die Zeit vor Ort maximal effektiv zu nutzen, vereinbaren wir so viele Termine wie möglich vorab. Klassiker: Ein Besucher füllt ein Online-Formular aus. Die E-Mail landet in einem zentralen Postfach und wird an den richtigen Ansprechpartner weitergeleitet. Der telefoniert oder schreibt eine E-Mail und schließlich einige sich beide Parteien auf einen Termin. Letztes Jahr haben wir es mit einem Bot probiert. Nach vorne raus lief das gut. Aber die Kalender aller Beteiligten auf Stand zu halten war nicht ganz trivial.

Dieses Jahr testen wir calendly.com.

Terminvereinbarung CCW 2018 – so geht’s

https://www.youtube.com/watch?v=ukDt2lGfwG4

Wenn Sie die CCW-2018-Eventseite öffnen, sehen Sie auf der rechten Seite die Themen, mit denen wir auf der Messe vertreten sind. Die Buttons “Termin vereinbaren” auf der rechten Seite führen den Benutzer jeweils auf eine neue Seite, auf der die verfügbare Slots sichtbar sind (30 und 60 Minuten, je nach Thema).

Das Besondere ist: hinter jedem Thema steht ein Team. Die Outlook-Kalender aller Mitarbeiter werden automatisch berücksichtigt, d. h. für jeden sichtbaren Slot steht Ihnen ein Mitarbeiter sicher zur Verfügung. Wenn Sie keine freien Slots mehr sehen sind wir bereits ausgebucht 🙂 ).

Hat sich der Benutzer für einen passenden Termin-Slot entschieden, beantwortet er noch ein paar Fragen zum Termin (Name, E-Mail, aber auch Inhalt und Ziel des Gespräches). Damit stellen wir sicher, das beide Seiten mit optimalen Erwartungen in das Gespräch gehen können. Ist das Formular abgeschickt, erfolgt sofort eine Kalender-Einladung mit allen Details.

Fertig.

Wir vereinbaren weiterhin persönlich Termine. Da die Kalender aller Mitarbeiter immer aktuell sind, ist das problemlos jeder Zeit möglich – auch mit mehreren Kollegen gemeinsam.

Wir versprechen uns für beide Seiten, Besucher wie Mitarbeiter, jede Menge Vorteile. Vor allem weniger Arbeit und Abstimmungsaufwand. Über Calendly können auch persönliche Termine mit einzelnen Mitarbeitern, z. B. Telefonate, vereinbart werden. Das nutzen wir vorerst nicht (oder nicht alle).

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